Probleemide lahendamine viib koostööle – väljakutsed ja proovikivid rakendusüksuse „mätta otsast“

Alates Euroopa Liiduga (EL) liitumisest on Eestil olnud võimalik saada toetust EL struktuurifondidest, et edendada valdkondi, mida me oluliseks peame. Toetuse jaotamine on toimunud Eesti Riikliku Arengukava 2004-2006 (RAK) alusel ning oleme jõudnud ka järgmisesse perioodi 2007-2013, mida rakendatakse erinevate rakenduskavade abil, kus nii rahalisi vahendeid kui ka võimalusi on eelnevast perioodist oluliselt rohkem.

Praegu, tagasi vaadates pea nelja-aastasele kogemusele, võib öelda, et nii projektide koostajad/rakendajad kui ka toetuse andmist korraldavad rakendusüksused on rikkamad nii oskuste, teadmiste kui ka kogemuste võrra, mis toetavad projektide edukat rakendamist. Samuti on kasvanud usaldus osapoolte vahel.
Käesolevas artiklis teen lühikese tagasivaate Euroopa Sotsiaalfondist rahastatud RAK meetme 1.1 “Tööjõu paindlikkust, toimetulekut ja elukestvat õpet tagav ning kõigile kättesaadav haridussüsteem” ning räägin põgusalt väljakutsetest ja proovikividest. Vaatan sellele rakendusüksuse „mätta otsast” ning teen mõningaid üldistusi, mis võiksid tulevastele projektimeeskondadele abiks olla.

Lühiülevaade RAK meetmest 1.1
RAK meetme 1.1. eesmärgiks on inimressursi arendamine ja konkurentsivõime suurendamine tööturul haridus- ja koolitussüsteemi täiustamise, elukestvaks õppeks vajaliku keskkonna loomise ning koolituse pakkumise kaudu. Euroopa Sotsiaalfondis (ESF) vahendeid on selleks eraldatud 554 646 998 krooni ulatuses.
Vahendite kasutamiseks korraldati kokku viis kõigile potentsiaalsetele rakendajatele suunatud taotlusvooru ning üks ministeeriumitele suunatud taotlusvoor. Kokku esitati 477 projektitaotlust summas 94 444 128 kr, millest rahastati 201 projekti, toetusotsustega on kaetud kogu võimaldatav ESF toetus. Meetme rakendusüksus on Elukestva Õppe Arendamise Sihtasutus Innove.

Peamised probleemid ja lahendused projektide koostamisel ning rakendamisel
Probleemide tekkimise põhiallikaks võib pidada asjaolu, et erinevatel osapooltel – projekti taotlejatel/rakendaja ja rahastajal on projektide suhtes erinevad ootused.
Rahastaja, rakendusüksuse näol, kellele on antud nii otsustaja, administreerija kui ka kontrollija roll, ootab toetuse saajalt tulemusi, täpset tegevuste ja rahaliste vahendite planeerimist, plaanide järgimist, reeglitest kinnipidamist ning kontrollimiseks vajalike dokumentide olemasolu.
Projekti taotleja/rakendaja ootab rahastajalt tulemuslikkuse hindamise kriteeriumeid, selgeid reegleid ja ajakava taotlemiseks ja aruandluseks ning õigusraamistikku ja üheselt mõistetavaid reegleid projekti elluviimiseks ning selle dokumenteerimiseks.
Tulemuste määratlemisega meetmes 1.1. märkimisväärseid probleeme pole esinenud, mis näitab seda, et projektide rakendajad on need enda jaoks hästi läbi mõelnud ning need ühilduvad ka rahastaja eesmärkide täitmisega.

Avatud süsteemi mõjud
Kõige keerulisem on lugu aga planeerimise ja rakendamisega – projektitegevused ei toimu ju suletud süsteemis, ümbritsev mõjutab projekti olulisel määral ning aasta või kaks tagasi kavandatu ei pruugi kattuda reaalsete hetkevajadusega, ammugi ei pruugi ajakava vastavuses olla tegeliku rakendamisega. Seetõttu on rakendajad sageli pidanud taotlema projektimuudatuste kinnitamist rakendusüksuse poolt.
Lihtsam on olnud neil rakendajatel, kes on projekti selgelt läbimõelnud ja sõnastanud: (1)probleemi olemuse mida lahendatakse; (2) kuhu projekti tulemusena soovitakse jõuda; (3) mida, kuidas ja kellega koos tegema hakatakse. Lisaks on edu võtmeks projektimeeskonna hea koostöö ning see, kui projektijuht omab jooksvalt ülevaade tegevuskava täitmisest, mis omakorda võimaldab rakendusüksust projekti muudatustest jooksvalt informeerida ning vajadusel ka toetusotsuse muutmist taotleda.  Tahan toonitada, et projekti muutmine selle tõttu, et plaanid ja reaalne tegevuskava ei kattu, pole mitte viletsa planeerimise tulemus, vaid avatud keskkonnas tegutsemise paratamatus. Seega ei näe rakendusüksus projekti muutmise taotluses midagi „kriminaalset” vaid eelkõige seda, et projekti rakendajale on oluline parimal ja asjakohas viisil probleemi lahendamine ja tulemuste saavutamine. Lähtudes olemasolevast kogemusest on ka Innovel, kui rakendusüksusel, kavas analüüsida varasemast paindlikema projektide rakendusskeemide võimalusi ja nende kasutuselevõttu.

Kaalukauss rakendaja ja rahastaja ootuste vahel
Teine suurem probleem on rakendusüksuse kui kontrollija ja projektirakendaja erinevad ootused ja vajadused väljamaksete tegemisel. Projekti rakendaja ootuseks on tehtud kulude kiire tagasi saamine ja rahastajapoolne ootus on projektitegevuste korrektne dokumenteerimine. Esialgu ei osanud ilmselt kumbki pool arvata, kui palju ja millise koormuse see töö endaga kaasa toob. Seega oli mõlema poole planeerimine töö mahukuse ja vajalike teadmiste/oskuste osas ebatäpne, ja tõttöelda – neli aastat tagasi polnud vastava kogemusega inimesi ka kusagilt võtta. Samm-sammult on projektide rakendajad väljamaksetaotlusi järjest korrektsemalt koostama hakanud ning väga oluliseks on saanud koostöö oma organisatsiooni raamatupidajatega ning nende projektidesse kaasamine. Kvaliteedi ja oskuste kasv on kaasa toonud ka projektide rakendajate ja rakendusüksusevahelise usalduse suurenemise. Suuresti tänu sellele on Innove väljatöötanud unikaalse ja innovatiivse, juhuvalimil põhineva väljamaksete vähendatud mahus menetlemise meetodi, mis võimaldab ühelt poolt kiiret kulude välja maksmist, teiselt poolt aga tagab tõhusa eksimuste ja vigade avastamise. Meetodi vastu on huvi tundnud paljud teised rakendusüksused Eestis ja mujal ka mujal Baltikumis.
Kokkuvõttes võib öelda, et esimesed neli aastat on meid, vaatamata meie erinevatele ootustele ja vajadustele, õpetanud üheskoos probleemidele lahendusi otsima ning omandatud kogemused võimaldavad meil edukat edasi liikuda struktuurifondide perioodi 2007-2013 rakendamisel.

Tags:

Autorist