Veebipõhine SWOT-analüüsi tarkvara

Strateegilises planeerimises tuuakse ühe etapina välja SWOT-analüüs tugevate ja nõrkade külgede ning võimaluste ja riskide kaardistamiseks. Tänapäevase tempoka elustiili juures on üha raskem leida aega kokkusaamisteks. Seda on Reg Cheramy ja Michael Bollman võtnud arvesse Kanadas loodud tarkvara Edistorm väljatöötamisel. Esimene versioon avati kasutajatele hilissuvel 2010 ning nüüdseks on toimunud suur areng. Tarkvara on pidevalt täiustatud, praegu on võimalik valida kümne ajurünnaku koostamise malli vahel.

Tarkvarale anti nimi, kombineerides Thomas Edisoni nime ja sõna brainstorm (ajurünnak), kuna tarkvara loomise inspiratsioon tuleneb Thomas Edisoni ideest.

Tarkvara aadress: http://edistorm.com/

Nagu avalehel tarkvara tutvustuses kirjas, on tarkvara metafooriks ajurünnakutes sageli kasutatavad märkmepaberid. Nende kasutamine on tõstetud veebipõhiseks ja antud nii paljudele võimalus veebipõhises ajurünnakus kaasa rääkida – ainsaks nõudeks on veebirakendus ja internetiühendus. Kasutajad sisestavad ideed ning Edistorm aitab neist parimad esile tuua.

Tarkvara kasutusvõimalustest parema ülevaate saamiseks on soovitatav esialgu vaadata veebilehel olevat tarkvara tutvustust. Kui tekkis soov videos näidatud võimaluste kasutamiseks, siis on vaja luua kasutajakonto. Selleks tuleb klõpsata avalehel oleval nupul “Sign up now”,

misjärel avaneb aken “Sign up for free Edistorm account”. Täites aknas olevaid lahtreid, tuleb jälgida, et e-posti aadress saaks korrektne, sest sinna saadetakse kinnituskiri konto avamise kohta.

Nüüd on vaja kontrollida oma e-postkasti ja aktiveerida konto Edistormilt tulnud kirjas oleval veebiaadressil klõpsates.

Edaspidi saab sisse logida, klõpsates avalehe paremal üleval servas oleval nupul.

Avanevas aknas täita lahtrid ja hakata kasutama tarkvara võimalusi:

Avaneb kasutajakontoga seotud avaleht, milles on kahte veergu jagatud aknad:

uudistevoog,

õppevideod,

aktiivsed ajurünnakud

 ja suletud ajurünnakud

ja mis kõige olulisem – uue ajurünnaku loomise nupp.

Veebipõhiseks SWOT-analüüsiks valmistumine

Avades menüü “Storms”, avaneb valik ning uue SWOT-analüüsi koostamiseks tuleb valida korraldus “Create a storm”, kus on võimalik valida:

• uue ajurünnaku loomise,
• varem loodute,
• avaldatud ja
• suletud ajurünnakute vahel.

Järgmisena avanevas aknas on vaja häälestada tegevused SWOT-analüüsiks: sisestada analüüsi nimi (Storm name); valida tüüp (Type) ja analüüsi põhi (Storm Template), hääletusvõimaluste arv (Votes Per Participant) ning valida, kas analüüs jääb privaatseks (Privacy) või on teistele kasutajatele kättesaadav (privaatsetest ja avalikest analüüsidest põhjalikumalt allpool), lisada lühike kirjeldus (Storm Goal/Description) ning analüüsis kaasatavate kasutajate e-posti aadressid (Invite Users) ning kasutajatele saadetavas kutses sisalduv tekst (Message). NB! Kasutajaid saab lisada ka hiljem, kui ettevalmistused SWOT-analüüsi koostamiseks on tehtud.

Töölaud on SWOT-analüüsile sobivalt jagatud neljaks osaks: tugevused (Strenghts), nõrkused (Weaknesses), võimalused (Opportunities) ja ohud (Threats). Tööaknasse hakatakse SWOT-analüüsi käigus lisama märkmepaberitele kirjutatud ideid.

Ideede lisamine

Idee lisamiseks tuleb valida märkmepaberi värv (kuna eksporditud andmeid on hästi lihtne värvi järgi sorteerida, siis võiksid ühte gruppi kuuluvad ideed olla sarnast värvi – värvi valiku soovitab organiseerija), kirjutada idee ja klõpsata nupul “Add idea”.

Märkmepaberite värvide jagamiseks saab luua legendi, asendades värvide nimed märksõnadega:

Tööaknas olevatele ideedele saab anda hääli, lisada kommentaare, vajadusel muuta sõnastust või märkmepaberi värvi ja muidugi on võimalik ideid ka kustutada:

SWOT-analüüsi tegemine

Kui tööaknas on tehtud vajalikud ettevalmistused ja on õige hetk korraldada ajurünnak, siis saab osalejaid kaasata, klõpsates vasakus servas oleval nupul “Share” ja seejärel “Invite users”.

Avanevas aknas saab sisestada SWOT-analüüsil osalejate e-posti aadressid ja osalemiskutse:

Kokkuvõtted SWOT-analüüsist

Edistorm võimaldab eksportida ideed, nende lisamise aja, autorid, kommentaarid, idee märkmepaberi värvi ja muu MS Exceli (.xls) või Adobe Portable Document Format (.pdf) faili:

Tingimused haridusvaldkonnas kasutamiseks:

Koolipaketis on hinnad ühele õpetajale, miinimumnõue on vähemalt 5 õpetajat.

Kokkuvõtteks

Edistorm on n-ö ideede inkubaator e eesti keeles “ideede torm”, kus veebikeskkonnas saab koguda inimeste mõtteid ja ideid ning samal ajal olemasolevad ideed struktureerida, kaardistada ja neid muuta. Kogutud ideid saavad kasutajad hinnata ja kommenteerida. Ühe kasutaja hinnangute arvu saab määrata “mõttetormi” seadistuses, kus on valikuna toodud 1, 2, 3, 5, 10 ja 20 hinnet. Hinnanguid tehes on kasutajal ülevaade, kui palju tal hindeid veel alles on.

Ideetormi loomiseks on kümme kujundusmalli, millest annavad täpse ülevaate järgmised joonised.

Kujundusmallid:

Kõige lihtsam on kujunduseta mall, siis on kasutajatel ees tühi leht ning struktuuri võib kujundada kasutajatevahelise kokkuleppe alusel.

Loodavad “mõttetormid” võivad olla privaatsed – üksinda ja meeskonnas kasutamiseks – või avalikud. Tasuta versioonis saab luua ainult ühe privaatse meeskonnas kasutatava “mõttetormi”, ülejäänud “mõttetormid” peavad olema avalikud või ei saa neid teistele jagada. Tasulistes versioonides on sõltuvalt eesmärkidest mitmeid võimalusi.

Kuigi privaatsete “mõttetormide” loomine on tasuline, saab tasuta versiooni õppetöös väga hästi kasutada ja ideede projekti juhtimise vahendina on see äärmiselt tõhus abimees. Samas on kasutusperiood piisavalt pikk, et ideid koguda ning hiljem salvestada teistesse sobivatesse keskkondadesse. Kogutud ideed saab eksportida pdf- ja xls-failina.

Keskkonna miinustena võib välja tuua järgmised:

1. tööaknal ei saa muuta akna suurust, mistõttu ei saa kõiki ideid korraga ekraanile;
2. kogutud ja kaardistatud ideid saab eksportida, kuid neid ei saa tööaknast otse printida;
3. ideid saavad lisada vaid Edistormi kasutajakonto omanikud.

Töölaud