Bürokraatia on just see märksõna, mis paljudele meenub Euroopa Liidu toetusel elluviidud projektide ja programmidega. Bürokraatiaga meenub ka üks enim kirgi kütnud lause: “Erinevate audiitorite seisukohad võivad olla erineval ajal erinevad.” Küsite, kuidas saab see nii olla, et see, mis ühel hetkel on õige, võib järgmine päev olla vale? Ja nii aastani 2026 (nii kaua peab säilitama dokumente). Me osaleme küll e-õppe programmide elluviimisel, kuid endiselt on väga olulisel kohal just paberil olevad dokumendid, mille vormistamise põhimõtted paratamatult pidevalt muutuvad.
Kui BeSt ja VANKeR programmidega seotud dokumendid panna üksteise kõrvale, siis saab nendest paberitest teeraja Tallinnast Keilasse või Tartust Elvasse.
BeSt programmi 26 finantsaruandega seotud dokumente on Hariduse Infotehnoloogia Sihtasutuse (HITSA) arhiivis kokku 4,8 meetrit. See tähendab, et perioodi juuli 2008 – oktoober 2012 kulude tõestamiseks on dokumente ligi viis meetrit. Selle mitmemeetrise dokumendikuhja alusel on kulutatud kogu BeSt programmi eelarvest 75%. Lihtsa matemaatilise tehte abil võib prognoosida, et 7,2 miljoni euro väärtuses kulude vajalikkuse tõestamiseks koguneb programmiga seotud dokumente HITSA arhiivi umbes 6,5 meetri jagu.
VANKeR programmi finantsaruannetega seotud dokumentide pabereid meetrites nii palju kogunenud ei ole. Perioodi juuli 2008 – oktoober 2012 kulude tõestamiseks on olemas dokumente “ainult” 2,2 meetrit. Kogu eelarvest on sellel perioodil kulutatud 60%. Kasutades sama matemaatilist tehet, mis BeSt programmi dokumentide puhul, võib prognoosida, et VANKeR kulude (2,2 miljonit eurot) tõestamiseks vajalikke pabereid koguneb 3,7 meetrit. Kas seda paberihulka on palju või vähe? Näitlikustamiseks võib öelda, et kui BeSt ja VANKeR programmiga seotud dokumendid panna üksteise kõrvale, siis saab nendest paberitest teeraja Tallinnast Keilasse või Tartust Elvasse. Kui aga tõsisemalt rääkida, siis ühest vastust ei saa kindlasti sellele küsimusele anda. Oluline on nende puhul kindlasti kvaliteet, mitte kvantiteet, st et need dokumendid oleksid korrektsed, arusaadavad ja nende alusel tehtud kulud programmi elluviimiseks vajalikud.
Umbes 10,2 meetrit on e-õppe programmidega seotud dokumente HITSA arhiivis 2014. aasta alguseks.
Kallid Euroopa Liidu projektide/programmide raames kulude tegijad (keda on kahe programmi peale kokku 47 organisatsiooni), ärge muretsege, suure tõenäosusega avastab iga kontroll teie dokumentides midagi, mis on puudu või võiks olla paremini. Parim, mis praegu teha saab, on võimalikult korrektselt koostada kõik aruanded ja dokumendid, et neid vigu oleks minimaalselt. Lihtsam on praegu ehk aastal 2013 rohkem energiat panna vigade parandusse ja dokumentide täiendamisse kui näiteks aastal 2023.
Kristi Kadaja-Kollom
